En este capítulo 72 os hablo de noticias y comentarios sobre Apple y sus productos y servicios, y también de mi nuevo sistema de correo electrónico, inspirado en el podcast Sobre la marcha de Gabriel Viso (este capítulo en concreto). En la sección de productividad os hablaré de cómo he adaptado mi sistema GTD en OmniFocus a las recomendaciones concretas que para esta app ofrece la David Allen Company. Para terminar, en la sección de podcasting hablaremos del fin de Focus y el futuro de Weekly.
Weekly: (Protected Content)
Muy interesante, sobre todo, la parte de ajuste de OmniFocus a GTD. He perdido la cuenta de los cambios, ajustes, modificaciones y reestructuraciones que llevo hechas para que mi OmniFocus mejore y se adapte mejor al GTD. Me sirvió de mucho pasar un mes con una cuenta de prueba de Facile Things. Aunque finalmente no me he cambiado a ese servicio y sigo con OF, con quien llevo ya años, algunas ideas que están en la base del diseño de Facile Things me han resultado muy interesantes y las estoy aprovechando. Sobre todo me ha ayudado crear una carpeta por cada proyecto (no auto gestionado, que diría Bolivar) en la que suelo colocar hasta tres listas ( la del proyecto en sí, con tareas activas o que se activarán en determinadas fechas; la lista de seguimiento y la de material de referencia, en la que incluyo, especialmente, posibles nuevas tareas, que ahora no son accionables, y todo tipo de comentarios). Hasta ahora usaba otro servicio como repositorio de estas referencias (One Note, etc) y tener una lista con referencias en la misma carpeta es muy interesante. Enfocando, tienes todo ahí. Se ve mucho mejor de lo que yo lo pueda explicar en esta pequeña entrada y es más intuitivo cuando se prueba esta forma de estructurar en Facile Things, cuyo diseño te obliga a ello. Deseando ver (escuchar) qué propone David Allen Co. Respecto a los contextos, después de tropecientas pruebas… me dio que pensar un artículo de Bolivar en el que asociaba el número de contextos con el de tareas activas. Y tiene toda la lógica: los contextos deberían ser “motivadores” en el sentido de que en cada uno de ellos no haya, en cada momento, un número de tareas tan elevado que resulte abrumador, desincentivando “atacarlo” en un momento dado. Así, si un contexto tiene demasiadas tareas, debería subdividirse. Para que una lista sea “usable”, tiene que ser breve. Este abordaje “cuantitativo” difiere del “cualitativo “ que propone Allen, pero creo que aporta mucho a este tema.
Gracias por tu interesante comentario. Ya en la primera semana de trabajo me he dado cuenta de que me he quedado corto en los contextos relativos a la oficina, porque como dices hay alguno con demasiadas tareas. Es algo a analizar durante la semana que entra y a ver si os cuento cómo me ha ido en el próximo capítulo.
Respecto a tu idea de los proyectos como carpetas, es muy ingeniosa pero me plantea un problema: una carpeta de OmniFocus no se puede marcar como completada, hay que borrarla para que «desaparezca». Así que cuando acabes el proyecto tendrías que borrarlo por completo de tu sistema o que quede por ahí para siempre en forma de carpeta vacía. Y al menos a mí ninguna de las dos soluciones me satisface.
¡Tienes razón! La cuestión es que… OF es una herramienta fantástica, pero nunca he conseguido ajustarla del todo a GTD. Aunque esto de ir haciendo pruebas y cambiando… ¡no está tan mal! Si no lo has hecho, considera echar un vistazo a Facile Things, no tanto para cambiar sino para “coger ideas”. Tiene algunas interesantes sobre cómo organizar todo. ¡Y a ti te gusta “explorar”!
Gracias por tu comentario y por todo tu trabajo. Un saludo.
Conozco Facile Things casi desde sus comienzos y como bien dices es una fuente continua de inspiración. Su blog es de lectura obligatoria.
¡Muchas gracias por la mención hoy en Weekly! ¡Me ha hecho mucha ilusión poder aportar algo al podcast y a los oyentes!
Por si sirve de interés, este es el artículo de Bolívar que me resultó inspirador y al que hacía referencia (no sé si te importará que ponga por aquí un enlace a otro blog, si es así, lo borro y ya está…):
http://www.optimainfinito.com/2019/05/contextos-en-gtd-errores-y-malentendidos-habituales.html
Por cierto, lo de bbrraunn tiene su explicación. Es una referencia a mi apellido. Pero como cada vez que quería usar braun en cualquier lugar, solía estar ya utilizado… me acostumbré a duplicar las consonantes, y sigo con esta costumbre…
Gracias por el podcast y por el resto de la Red. Un saludo.
Yo las carpetas sí las uso, pero por cliente, es decir, una carpeta para cada cliente, y dentro todos los proyectos de ese cliente. En mi trabajo, los proyectos pueden estar durmientes mucho tiempo y de repente se reactivan, o el cliente te pide algo nuevo de un proyecto antiguo que parecía terminado, por lo que los proyectos no se finalizan aunque yo los ponga en OF como «completed». Las carpetas «vacías» no me importan tanto, porque tengo filtradas las acciones disponibles solamente y esto, en la vista de proyectos, implica que solo veo los proyectos activos, pero no los «dropped» o «cancelled».
Si que es cierto que cuando sé que algún proyecto está finalizado definitivamente, elimino también la carpeta de cliente que lo contenía, pero para no perder la información del proyecto, lo paso a una carpeta que tengo de archivo donde incluyo los proyectos inactivos que por diversas razones no me interesa eliminar de la base de datos.
También es cierto que he adoptado esto hace poco y todavía me estoy adaptando y viendo cómo organizarlo. Sobre todo porque en el trabajo tenemos una herramienta online de gestión tipo Kanban donde tenemos todo y donde podemos meter el tiempo dedicado a cada tarea (al ser consultora, facturamos por tiempo invertido), y en OF solo meto cosas que yo tengo que hacer en relación con una tarea del sistema de gestión, o ideas o cosas que yo estoy considerando para mi trabajo como jefa del departamento, pero que no tiene nada que ver con clientes, o son cosas que llevo yo sola con clientes (tipo contratos y presupuestos).
Respecto de contextos, también he reducido los que tenía, pero todavía no he dado con la tecla que me facilite las cosas.
Lo que sí tengo es relacionados los eventos del calendario Google de la oficina con OF a través de Zapier, para que las reuniones me aparezcan como tareas y poder ponerle tiempo de preparación sin tener que escribir de cero el tema.
Y también he asociado la herramienta online que tenemos con OF (también via Zapier) de manera que todos los proyectos nuevos que se crean en una me aparecen en el inbox de OF y así solo me queda procesar.