Empezamos fuerte esta semana hablando de los contextos en GTD y cómo organizarlos para que nos sean realmente de ayuda, y no esa parte de la teoría que está ahí pero a la que no le hacemos mucho caso.
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Jose Alberto dice
Totalmente de acuerdo contigo en lo que respecta a los contextos.
He probado Todoist, Things, Hightrack y un sinfín de apps similares y finalmente me quede con Omnifocus, no solo por lo que comentas de los contextos únicos, si no también por la posibilidad de crear proyectos con tareas secuenciales. Esto, unido a los contextos, hace que sea la única app que se adapte a mi flujo de trabajo con cierto orden lógico.
Me dedico a la construcción, en concreto a la rehabilitación de integral de edificios. Estas obras me llegan únicamente atreves de Administraciones de Fincas. Por poner un ejemplo, cada aviso para mi es un proyecto (secuencial) en Omnifocus. Es decir, hasta que la primera tarea no se realice la siguiente no esta disponible. Por norma general lo hago así (básicamente):
El proyecto se llama como la dirección del aviso. y tipo de obra.
Calle Rio Tajo 4 – Impermeabilización de cubierta
(En notas de este proyecto introduzco toda la info sobre el mismo, incluso croquis dibujados en Notability o lo que sea)
Dentro de este proyecto, casi siempre va esta secuencia de tareas desde el principio:
Llamar y quedar @llamar
Visitar cubierta @visitas
Preparar oferta @oficina
Entregar oferta @entregas
Por lo tanto, las tareas secuenciales son fundamentales. De nada me sirve entrar en el contexto @visitas y que me aparezcan todas las visitas que he de realizar si en muchas de ellas no he llamado para quedar o pero aún, no sé si incluso he llegado a llamar.
Es decir, en mis contextos siempre voy a tener las tareas disponibles. En @visitas no me aparecerá ninguna hasta que previamente no haya «llamado y quedado».
Cuando llego a la Oficina, abro Omnifocus, voy a Contextos y al seleccionar @oficina tan solo aparecerán las tareas “Preparar oferta” de los proyectos que previamente haya visitado.
Ese caos de contextos tan solo soy capaz de controlar con Omnifocus. Ademas, de que poner mas de uno a una tarea transformaría mi flujo en un caos.
Y por supuesto, el contexto @mujer también lo tengo.
Antonio Almela dice
Hola Emilio,
Nunca he utilizado un gestor GTD pero me está pareciendo interesante para gestionar mejor mi tiempo y tareas y estoy pensando en probarlo.
He echado un vistazo a Omnifocus. Veo que las aplicaciones para Mac y iPhone son independientes (¡y no son baratas!). Mi duda es si es necesario o recomendable tener ambas (supongo que se sincronizan) o es suficiente con tener una de ellas. En caso de lo segundo ¿cual es más recomendable? Supongo que dirás que depende del uso y las circunstancias de cada uno. Como soy profano en esto no me hago una idea clara.
Utilizo el mac para trabajar pero no estoy todo el día con él. Habrá cosas para las que no estaré frente a él. ¿Es la app de iOS cómoda para usarla en el iPhone como única opción para todo?
Un saludo y enhorabuena por tus podcasts.
Jose Alberto dice
empieza por alguna app mas barata y vas puliendo tu forma de gestionarte. Te daras cuenta de tus necesidades una vez empieces a implantar el GTD. Te recomiendo Todoist para comenzar. Excelente app.
Omnifocus es muy potente, pero tiene una linea de aprendizaje un poco alta. Ademas de su precio.
Antonio Almela dice
Gracias José Alberto. La probaré. Por lo que veo sí es multiplataforma con sólo suscribirse. Y supongo que podré hacer ya muchas cosas sin la cuenta premium, con lo cual empezar es gratuito.
Un saludo.
ramonabruna dice
¿Cómo compatibilizas tu sistema personal (ej. Omnifocus) con tu sistema de trabajo compartido (ej.Trello, Todoist)? en mi trabajo también tengo un sistema de gestión de tareas para el equipo y tengo mi sistema personal de tareas.
¿Cómo haces en Omnifocus? ¿Copias las tareas de Trello en Omnifocus para tener una única «lista» y asignar contextos a las tareas de lanherramienta competida y tener una única visión? o ¿Utilizas los 2 a las vez, uno para una cosa y otro para otra? Con el inconveniente de tener varias listas y bandejas de entrada, y además en la herramienta del equipo no puedes poner contextos personales, comentarios personales, etc
Veo que se trata mucho en los blogs GTD, sobre productividad personal, y herramientas personales de productividad pero no se habla nada de productividad en equipo y de cómo se pueden hacer convivir ambos sistemas. Especialmente si quieres utilizar GTD.
A ver si alguien me puede dar algo de luz, o alguna idea de cómo lo hace. Muchas gracias!
jocomichi dice
El tema del GTD, supongo que a no gusta a todo el mundo, pero a otros nos apasiona. Yo estoy completamente de acuerdo sobre lo que has comentado de los contextos. Yo ahora me encuentro en el proceso de empezando a utilizarlo en serio. Hace más de un año que adquirí OMNIFOCUS en todos mis dispositivos. Al principio, ahí iba añadiendo mis tareas, pero sir ser muy funcional, pues utilizaba con mayor uso para anotar mis tareas RECORDATORIOS DE Apple. Lo que si tenía bien definido en OMNIFOCUS, toda una serie de tareas recurrentes bien ordenadas por carpetas temáticas como por ejemplo realizar mantenimiento de electrodomésticos y girar el colchón, tareas tecnológicas como realizar copias de seguridad, y otras que no vienen al caso.
Luego, a raíz de escuchar un InReplyTo de @maeltj me di cuenta que debía redefinir las carpetas y proyectos donde guardaba las tareas, intentándolo organizar de la forma más simple posible. Cuantas veces habremos oído de “cuanto mas simple mejor” y como nos gusta complicarnos la existencia creando carpetas y subcarpetas con proyectos de solo una tarea solo porque no vamos a mezclar la tarea de realizar mantenimiento de bici, con la de comprar zapatillas para correr. Cuando pensamos en definir este ecosistema, siempre tratamos de que sea lo mas completo posible e intentamos buscar la perfección, pero paradójicamente lo único que conseguimos es ser más improductivo. Al final me quede únicamente con los proyectos que enumero a continuación: PLANIFICADOS para tareas planificadas, PROXIMAS donde están las tareas que habrá que realizar en un futuro próximo pero que no tienen fecha de realización, FUTURAS las tareas que habrá que hacer pero a largo plazo y ALGÚN DÍA-TAL VEZ para las tareas que no son del todo seguras que las vaya a realizar. Añadiendo además 3 carpetas para RECURRENTES donde están bien clasificadas todas las tareas que se repiten en el tiempo, PROYECTOS para cosas más complejas y PLANTILLAS donde guardar estructuras de tareas tipo.
Ahora a la hora de clasificar las tares es mucho más rápido, y no tardo nada en decidir donde asigno dicha tarea.
En el tema de los contextos… pero si resulta que debía de hablar de los contextos, pues este capítulo iba sobre contextos. Bueno… ya que estamos, continúo.
Como decía, los contextos, también tengo una serie de contextos definidos, tratando de que estos están definidos como personas, lugar o herramienta. Yo creo que tengo muchos. Tendré que borrar los que no utilizo, como tu bien dices en el podcast, para tratar de simplificar. Quizá este podcast sea el que me impulse a dar una vuelta de tuerca a los contextos en cuestión.
A lo que voy es que creo que como mejor se ve todo esto es viendo ejemplos de utilización. La teoría más o menos nos la podemos saber, pero luego lo que nos cuesta es arrancar. Así, con los ejemplos que utilizamos cada uno, vemos los casos prácticos y podemos adaptarlo, a nuestro sistema. Cada uno utiliza su sistema, pero podemos adaptar, lo que mejor nos interese de uno u otro ejemplo.
Así que Emilio, otro día ya nos dirás que estructura de organización de proyectos o tareas utilizas.
Saludos,